Le CRM et l’ERP, les outils indispensables au négoce, pourquoi ?

Depuis 2008, la plupart des pays industrialisés, dont la France, sont entrés en période de récession économique. Cette crise touche tous les types d’entreprises qui redoublent d’efforts pour rebondir et s’en sortir.

Les entreprises de négoce et de distribution, également impactées par cette crise, doivent en conséquence faire preuve d’une très grande réactivité dans un univers évolutif dans lequel elles doivent augmenter leur compétitivité, conquérir des marchés, fidéliser leurs clients, préserver leurs marges.

En effet, les  entreprises de négoce et de distribution doivent :

• Vendre : trouver des clients, prendre leurs commandes, les livrer en temps et en heure
• Acheter : s’approvisionner, au meilleur coût, en marchandises nécessaires à la livraison aux clients, aux quantités, prix et délais convenus
• Dégager des bénéfices

Le négoce, un secteur très concurrentiel

Ce secteur est très concurrentiel et contraignant pour les raisons suivantes :

• concurrentiel, car les clients sont de plus en plus exigeants. Les entreprises de négoce doivent y répondre en leur proposant des produits à valeur ajoutée supplémentaire sous forme de packages produits/services, de propositions d'offres inédites (abonnement à un service de maintenance, location, personnalisation...).
• contraignant pour les fournisseurs qui doivent s’adapter sans cesse à de nouvelles normes.

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  Les outils ERP et CRM pour le secteur très concurrentiels du négoce

Autour de ces grands volets de leur activité gravite toute la chaîne d’activités ou de processus qu’il leur faut optimiser et automatiser pour assurer le bon déroulement et le contrôle de l’activité et gagner en compétitivité :

• suivre en permanence les besoins de leurs clients pour gérer les réapprovisionnements, tout en prenant en compte les problématiques de traçabilité (produits frais, produits périssables, etc.),
• enchaîner de façon logique les processus, du devis à la commande jusqu’à la facturation en passant par la livraison puis l’encaissement,
• assurer l’approvisionnement auprès de leurs fournisseurs au meilleur coût, gérer et rationnaliser les stocks et emplacements, éviter les manutentions inutiles, supprimer les doubles saisies, optimiser fortement le travail du personnel, …
• comptabiliser toutes les opérations, suivre les marges, la rentabilité,
• connaître parfaitement leurs clients, prospects, fournisseurs, distributeurs et toute entité en relation avec l’entreprise en intégrant toutes les interactions entre ces entités et en particulier les clients et l’entreprise (Service après-vente) et leur  concurrence, et réaliser des opération marketing ciblées,
• gérer et suivre ses vendeurs en leur mettant à disposition un catalogue des produits, services et tarifs et optimisant leurs tournées ainsi que celles des livreurs.

Pour améliorer sans cesse la proactivité des spécialistes du négoce, le couplage d’un ERP outil de gestion de l’entreprise à une solution de gestion de la relation client va permettre à l’entreprise de gérer l’ensemble de son cycle de vente, d’automatiser et d’enchaîner de façon logique les processus, d’avoir une vision globale de son activité. L’entreprise pourra alors gérer en même temps son client et son fournisseur et ainsi obtenir un stock proche de 0 pour gérer les livraisons en flux tendus et demeurer rentable.

L'importance de l’ERP pour l'activité Négoce

Les avantages de l'ERP dans le secteur du négoce

Mis en place par un intégrateur ERP, le progiciel de gestion intégré (PGI ou ERP)  facilite la gestion des achats et du réapprovisionnement, des stocks, et la gestion des tarifs, financière et comptable. Il va permettre à l’entreprise de gérer les marchandises et les achats auprès des fournisseurs de suivre la traçabilité des marchandises.

Pour gérer la comptabilité de l’entreprise, l’ERP permet d’analyser de manière efficace la rentabilité de l’activité : le chiffre d’affaires et les marges générées, les encaissements et décaissements, les encours clients et accords de crédits.

Comme HLi l’a réalisé pour un de ses clients spécialiste du négoce de pièces mécaniques,  optimiser et automatiser des processus peut permettre des gains de productivité importants.

3  exemples de processus optimisés dans l’ERP :

• L’intégration automatique dans l’ERP des informations reprises sur les fichiers de commandes de ses clients permet à ce négociant en pièces mécaniques, chaque semaine, de disposer, dans son système de gestion, des livraisons à préparer (quantités et dates souhaitées) sans avoir à effectuer des saisies manuelles parfois de centaines de références.
• Le rapprochement automatique, en fin de mois, des factures clients de marchandises livrées et des factures fournisseurs des marchandises achetées et réceptionnées facilite le contrôle du système de gestion et l’édition des éléments financiers et marges dégagées ainsi que les déclarations légales (DEB, TVA, etc…)
• L’édition immédiate par un collaborateur (magasinier) à la demande d’un client, de documents légaux comme les certificats de conformité, les certificats d’origine avec les expéditions est automatisée.

L'avantage du CRM, l’outil de gestion de la relation client pour le négoce

Couplé à un ERP, le CRM va apporter toutes les fonctionnalités commerciales complémentaires permettant à l’entreprise de négoce d’être très réactive : la gestion et le suivi des clients, prospects, vendeurs et revendeurs, voire des fournisseurs, des concurrents et le suivi de leurs remontées et réclamations.

Le CRM permet de centraliser les données de chaque acteur et garder l’historique des échanges et de leurs remontées ou réclamations (SAV). En temps de crise ou en cas de problèmes avec l’une des parties prenantes, la société de négoce peut alors répondre rapidement aux exigences de chaque interlocuteur ; et cela ; de n’importe où et via n'importe quel support de communication (courriers, téléphone, e-mails, sms…) depuis le CRM.

L’entreprise gagne ainsi en réactivité vis-à-vis de ses différents acteurs grâce à un historique et à la fluidité des  informations.

Un logiciel CRM adapté au secteur de la distribution et du négoce permet, entre autre, d’optimiser les forces de vente de la société tout en gérant des campagnes marketing adaptées et les animations publicitaires.

Pour les vendeurs, la possibilité de consulter un catalogue complet des produits/marchandises intégrant prix, délais et services complémentaires à tout moment et n’ importe où grâce à l’utilisation de portables mobiles est un plus.

Pour  piloter l’activité commerciale de l’entreprise, des tableaux de bord peuvent être conçus en fonction des objectifs commerciaux. Un agenda intégré permet de gérer les rendez-vous et d’avoir rapidement accès aux fiches des contacts. Enfin, un module de géolocalisation incorporé au logiciel de CRM, permet aux commerciaux de définir des itinéraires précis en prenant en compte les trajets les plus courts. Ainsi, en une journée type, les commerciaux peuvent rencontrer un maximum de clients et de prospects.

Bénéfice du couplage ERP/CRM

De manière plus générale, le couplage des logiciels ERP et CRM permet d’enchaîner de façon logique et automatique toutes les tâches de l’entreprise afin de créer une entité informée et performante au service de ses clients. Le temps ainsi libéré permet à la société de négoce de se concentrer sur ses activités principales : l’achat et la revente au meilleur prix, le conseil auprès des clients.