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Le blog B2B de la relation client et des tournées commerciales

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Comment planifier les tournées des commerciaux ?

Les entreprises se livrent actuellement à une concurrence féroce du fait d’un contexte économique difficile. Aussi, pour survivre elles doivent, soit prendre des parts de marché à leurs concurrents, soit les devancer grâce à des offres ou des concepts novateurs.
Dans tous les cas, l’efficacité de la force de vente terrain est essentielle. C'est la raison pour laquelle, elle doit anticiper minutieusement ses actions afin de  conquérir de nouveaux clients, augmenter le chiffre d’affaires par client et atteindre les objectifs fixés.
Les tournées commerciales sont un pilier de la stratégie commerciale. Leur préparation, planification et optimisation représentent des enjeux importants pour les directions commerciales.

Nous verrons dans cet article consacré à la planification des tournées commerciales :

1 - La préparation des tournées : les éléments à analyser avant d'élaborer des tournées

2 - L'organisation des tournées : des pistes de réflexion pour ce faire

3 - L'outil de planification des tournées commerciales intégré au CRM

4 - Les bénéfices d'une tournée commerciale bien préparée.

5 - Un outil pour optimiser la planification des tournées commerciales

1 - Préparation des tournées commerciales

Elles dépendent de l’analyse en amont de différents éléments : le potentiel de visite du vendeur, la qualité du client/prospect, la fréquence et le coût des visites.

Étape 1 : Évaluer son potentiel de visite

C’est une étape préalable menée avec le responsable commercial qui permet d’élaborer pour le vendeur un plan de tournées commerciales cohérent.

Temps disponible pour les visites
par an = (1) -(2) - (3)
Durée moyenne d'une visite dépend :
(1) Durée de l'année (365 jours ou 52 semaines)

(2) Temps non travaillé :
- congés payés + RTT
- congés maladie

(3) Temps consacré aux autres tâches que les visites :
- formation
- salon
- réunions
- tâches administratives

 - du type de visite (prospection, démonstration, prise de commande, fidélisation, ...)

- du temps de déplacement

- de la répartition géographique des clients (éloignement des clients, facilités de circulation)

- de la durée du cycle d'affaires du produit (délai qui s'écoule entre les 1ers contacts et la conclusion d'une vente).

Étape 2 : Évaluer la qualité des clients/prospects

Chaque visite représentant un coût pour l’entreprise, cette évaluation est indispensable pour rentabiliser les visites. Elle s’établit en fonction de 3 critères : la solvabilité des prospects ou clients, le chiffre d’affaires potentiel du client et la rentabilité des visites.

Étape 3 : Définir la fréquence des visites

La fréquence des visites correspond au nombre de visites à réaliser par an pour chaque client/prospect et elle est fonction de :

  • la qualité d’un client/prospect
  • la nature des visites : visites de vente, visites de courtoisie ou de démonstration
  • la nature des biens vendus : vente de biens d’équipement (visites espacées), de biens de consommation (visites régulières)

Étape 4 : Évaluer les coûts des visites/ chiffre d’affaires attendu

Éléments de calcul du coût d'une visite pour une période donnée Charges de la période
1. Charges salariales du personnel de vente
- salaires et charges sociales
             (I)
2. Frais de vie
-  Hébergement (restaurant, hôtel...)
-  Déplacement (remboursements kilométriques, frais d'autoroutes, de parking...)
-  Téléphone
            (II)
3. Charges de personnel administratif et de direction
- Pourcentage du temps consacré par l'encadrement au suivi de la FDV
- Pourcentage du temps consacré par le secrétariat commercial à la FDV
           (III)
4. Frais de gestion commerciale
- Frais de fonctionnement du service commercial
           (IV)
Total des frais de visites : Total (I) + (II) + (III) + (IV)             (V)
Nombre de visites par période = n
Coût d'une visite : C= (V)/n

En fonction de cette évaluation et des retours attendus d’une telle visite (Chiffre d’affaires), le vendeur optera pour un mode de prise de contact autre que la visite ou ajustera sa fréquence de visites.

2 - Organisation des tournées commerciales

Différents types d’itinéraires de visites

Le commercial établit un planning de visites, récapitulatif des visites à réaliser sur une période. A partir de ce dernier, il peut créer son plan de tournées commerciales précis et définir des itinéraires de visites sur une carte.

Pour info, les 3 formes de tournées enseignées sont la tournée marguerite, la tournée escargot ou en spirale et la tournée zigzag.

La tournée commerciale Marguerite

TOURNÉE MARGUERITE

Dans ce type de tournée, adapté aux secteurs commerciaux peu étendus, le siège de l’entreprise (ou le domicile du vendeur) est au centre de la zone des clients à visiter.

La zone est divisée en secteurs (pétales) dans lesquels les tournées sont planifiées.

une tournée commerciale escargot ou spirale

TOURNÉE ESCARGOT
(ou SPIRALE)

Le point de départ de la tournée Escargot (ou spirale) est le siège de la société (ou le domicile du vendeur). Avec ce type de tournée, le commercial organise ses visites, ses rendez-vous en suivant le tracé d’une spirale.

une tournée commerciale en zigzag  

TOURNÉE ZIGZAG

Elle est adaptée aux secteurs géographiques très étendus avec des clients distants les uns des autres. Le commercial planifie sa tournée autour d’un axe central. Il s'agira pour lui de  commencer par le client le plus éloigné de sa société pour terminer par le plus proche.

 L’ optimisation des tournées quelle que soit la forme retenue doit permettre de réduire :

  • le temps passé au volant (ou dans les transports) et augmenter le temps disponible à la vente
  • les frais de déplacement et autres du commercial

3 - Outil de planification des tournées commerciales intégré au CRM

L’utilisation d’un outil de planification des tournées commerciales intégré au CRM va permettre au commercial :

  • d’une part d’être connecté aux principales informations du CRM même en déplacement grâce aux terminaux mobiles

- d'y intégrer ses contraintes et celles de ses contacts

- de sélectionner les clients à visiter au moyen de score

  • d’autre part d’optimiser ses tournées commerciales à tout moment

En effet, une telle solution lui permet de géolocaliser ses rendez-vous avec une fonction itinéraire de RDV à RDV. Le commercial peut alors :

  • visualiser en un coup d’œil tous ses rendez-vous sur une carte (à partir de son ordinateur et/ou de son terminal mobile)
  • connaître le temps de trajet selon mode de transport choisi

L’organisation de ses déplacements est alors simplifiée. Avec une bonne planification des tournées commerciales, il gagne un temps précieux et peut se concentrer sur les objectifs de ses rendez-vous.

L'organisation de la prospection avec EXANERGY Routes

Fonction recherche itinéraire de la solution EXANERGY CRM

 

La fonction de recherche de proximité peut s’avérer très utile pour un commercial qui après une annulation de dernière minute veut savoir immédiatement quel autre client/prospect se trouve dans son périmètre géographique. En 2 clics, il visualisera tous les comptes/contacts se trouvant dans sa zone de rendez-vous et choisira qui contacter, pour une visite de courtoisie.

Fonction recherche de proximité d'EXANERGY Routes

Fonction recherche de proximité de la solution EXANERGY CRM

C’est l’outil proposé avec  EXANERGY CRM du Groupe HLi.

4 - Les bénéfices d'une tournée commerciale bien planifiée

L'optimisation des tournées améliore l’efficacité du commercial. Bien élaborée, la planification des tournées des vendeurs itinérants permet de :

  • quadriller efficacement un territoire de vente et d’être plus visible que ses concurrents
  • visiter plus de clients, de prospects et maximiser la probabilité d’atteindre les objectifs commerciaux
  • mieux suivre son client et de le fidéliser
  • réduire le temps passé au volant (ou dans les transports) et augmenter le temps disponible à la vente
  • diminuer la fatigue générée par des temps des itinéraires trop longs pour être plus efficace

Du point de vue de la direction générale de l’entreprise, organiser à l'avance les tournées  permet :

  • de réduire les frais de déplacement (déjeuners, dîners et nuits d’hôtel, transport)
  • d’augmenter la rentabilité de l’entreprise
  • d’améliorer la satisfaction de la clientèle

5 - EXANERGY ROUTES : La solution pour optimiser la planification des tournées commerciales

Intégré à votre CRM ou non, EXANERGY Routes vous permet d’optimiser vos tournées commerciales en les planifiant.

Les data scientist du Groupe HLi ont mis au point des algorithmes réunissant tous les points évoqués plus haut.

Vous pouvez ainsi profiter d'un logiciel qui vous permet d'augmenter votre productivité tout en réduisant vos coûts de déplacement.

Contactez-nous pour en savoir plus ou

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